متطلبات إدارة الأزمة , إنشاء مركز لإدارتها

الفصل الرابع : متطلبات إدارة الأزمة , إنشاء مركز لإدارتها :

المبحث الأول : متطلبات إدارة الأزمة:

أورد الباحثون في إدارة الأزمات عدة متطلبات منها:

1.       سجل الأزمات :

لابد من وجود سجل للأزمات توثق به المنظمات كل المواقف التي تعتبرها أزمات من شانها تهديد كيان المنظمة و يكون بمثابة ذاكرة للمنظمة.

2.       فريق إدارة الأزمات :

تكوين فريق لإدارة الأزمات يكون تمثيلاً  لأعلى سلطة لأن الأزمة تتطلب ردود أفعال غير تقليدية مقيدة بضيق الوقت و ضغوط الموقف هذا   نرى معظم الشركات اليابانية تتجه نحو اللامركزية   في عملية اتخاذ القرارات كما أن الشركات اليابانية تفضّل دائمًا استخدام الاجتماعات كوسيلة   لحل الأزمات و يطلق على هذا النوع من  هذه الاجتماعات بحلقات الجودة اليابانية و التي تعتبر بدورها واحدة من المهام المستخدمة في تحديد الأزمات و المشاكل و كيفية تحليلها" لذا نرى أهمية تبني المنظمات لعملية اللامركزية عند تكوينها لفرق إدارة الأزمات. و هناك نوعان من الفرق :

3.       فريق لإدارة الأزمات المحلية:    ينبثق تكوين الفريق من حجم الكيان الإداري و تكوينه و نطاق عمله، المحلي و هو بصفة عامة                 يضم:

4.       أخصائي قانوني: يكلف بمراجعة خطة الأزمات و تحديد ما يجب إصداره من بيانات تتناول الأزمة و النتائج المترتبة عليها.

5.       أخصائي بالعلاقات العامة: مهمته تفهم الأسلوب الإعلامي اللازم لتغطية الأزمة و كذلك عقد المؤتمرات الصحفية.

6.       خبراء فنيين: يعملون في الوحدات الإنتاجية و يكون   هدفهم   تحسين الأداء عندما تقع الأزمة.

7.       أخصائي مالي : يتدارك   الارتباك المالي الناجم   عن الأزمات العنيفة على أن يكون ذا دراية كاملة   بالموقف المالي   و الاحتياطات المالية   و يكلف بإعداد خطط   مواجهة الأزمات و مصادر التمويل عند حدوثها.

8.       أخصائي اتصالات : يجهز مركز الأزمات بوسائل اتصال متقدمة   تكنولوجيا   يؤمن عند احتراق شبكتها.

9.       أخصائي بالشؤون العامة : لابد من وجود أخصائي بالشؤون العامة   له معرفة كاملة بالتعليمات الحكومية   المتعلقة بالأحداث و الأزمات   التي تنتج من النشاط الخارجي للشركة ، كما يتولى المراجعة الشاملة   لخطة إدارة الأزمة   لتحديد المصادر المسؤولة عن التبليغ و   الجهات الواجب إبلاغها إضافة إلى صياغة التقارير.

10.   رئيس الكيان الإداري أو نائبه :   يشارك في إعداد خطط الأزمات نظرا لدرايته الكاملة   بمختلف الأدوار   التي يمكن إسنادها للعاملين.

11.   فريق لإدارة الأزمات الدولية :  و يظم:

12.   جماعة اتخاذ القرار: تتألف من ممثلين دائمين على مستوى الدولة يرابطون في مركز إدارة الأزمات و يمكنهم الاستعانة بالعديد من الخبراء و المستشارين في مختلف التخصصات طبقا لطبيعة الأزمة و نوعها و مكانها. و تتضح أهمية هذه الجماعة خلال المرحلة الأولى لإدارة الأزمة الدولية حينما تضع مقترحات القرار و خياراته المختلفة.

13.   جماعة دعم القرار: وهي جماعة عمل يضمها تنظيم مركز إدارة الأزمات و تتكون من:

-    قسم المعلومات المسؤول عن توفير المعلومات المختلفة عن الأزمة .

-     قسم التحليل و التقييم يشمل متخصصين بتحليل الأزمات أيا كان نوعها و إعداد الخيارات للقرارات المتخذة خلال مرحلة إدارة الأزمة.

-    قسم الاتصالات و المكلف بتوفير وسائل الاتصال المختلفة لمركز إدارة الأزمات.

-    قسم التنسيق و عرض النتائج و الذي يتولى وسائل عرض البيانات و قواعد المعلومات و يكلف بتنظيم مركز إدارة الأزمات و تشغيله في الفترات العادية و خلال الإدارة الفعلية للازمة.

-    قسم الإعلام و هو القسم المسؤول عن الإعلام المحلي و الإقليمي   و الدولي   الذي يهيئ الرأي العام   من خلال الوسائل المتاحة لتقبل القرارات المتخذة خلال الأزمة .

14.   جماعة المعاونة : تشمل الأقسام المتعلقة بالتدريب و التأهيل و التخطيط و الأمن و الإدارة المالية و العلاقات العامة و تكلف بتنظيم العمل الداخلي لمركز إدارة   الأزمات.

15.   جماعة المستشارين : و هي جماعة منتقاة ، متمرسة بإدارة الأزمات يستعين بها متخذوا القرار.

16.   جماعة التنسيق : و هم مندوبون دائمون من مختلف الوزارات و خاصة الدفاع و الأمن   و الخارجية و الاقتصاد و المالية و الإعلام و الصحة ، مهمتهم تنسيق الجهود المختلفة في إدارة الأزمات الإقليمية و الدولية على أن يستمر عملهم و يدوم في مركز إدارتها.

17.   التخطيط كمتطلب أساسي :

التخطيط كمتطلب أساسي مهم في عملية   إدارة الأزمات لان أفعالنا ما هي إلا رد فعل و شتان ما بين رد الفعل العشوائي  و رد الفعل المُـخطط  له فمعظم الأزمات تتأزم لأن أخطاء بشرية و إدارية وقعت بسبب غياب القاعدة التنظيمية للتخطيط إن لم يكن لدينا خطط لمواجهة الأزمات

فإن الأزمات سوف تنهي نفسها بالطريقة   التي تريدها هي لا بالطريقة التي نريدها نحن.

من خلال ما تقدم يتضح لنا أن التدريب على التخطيط للأزمات يـعد من المسلّمات  الأساسية في المنظمات الناجحة فهو يساهم في منع حدوث الأزمة أو التخفيف  من آثارها وتلافى عنصر المفاجآت المصاحب لها .

18.   وسائل علمية للتعامل ، مثل المحاكاة و السيناريو :

استخدام وسائل علمية في التعامل مع الأزمات مثل المحاكاة و السيناريو فالسيناريو هو مجموعة من الافتراضات المتعلقة بالموقف في مجال محدد يقوم

فيه النظام بتحليله و دراسته مما يساعد على وضع تصورات للأزمة و أيجاد بدائل عديدة للحلول الموضوعة

19.   نظام اتصالات داخلي و خارجي :

أهمية وجود نظام اتصالات داخلي و خارجي فعّال يساعد على توافر المعلومات و الإنذارات في وقت مبكر.

20.   التنبؤ الوقائي :

يجب تبني التنبؤ الوقائي كمتطلب أساسي في عملية إدارة الأزمات من خلال إدارة سبّاقة  وهي الإدارة المعتمدة على فكر التنبؤ الإنذاري لتفادي حدوث أزمة مبكراً  عن طريق صياغة منظومة وقائية  مقبولة تعتمد على المبادأة و الابتكار.