عرض الحال أو التقرير الموجز

بحث في مقياس التحرير الاداري 

عرض الحال أو التقرير الموجز :

الفصل الأول : مفهوم عرض الحال

المبحث الأول : التعريف بعرض الحال

تعريف 1 :

هو وثيقة إدارية تسرد وتروي بكيفية مفصلة أو موجزة ما قيل أو ما تم فعله بمناسبة حادث معين أو قد يعرض حالة معينة عن نشاط أو مناقشة دارت خلال اجتماع ما .وهو معد لإخبار رئيس إداري وقد يقصد منه المحافظة على أثر مكتوب فقط، مما قيل أو تم فعله في مناسبة ما ،فمثلا يمكننا تحرير عرض حال عن مناقشة محاضرة أو جلسة عمل لاجتماع معين أو مهمة، أو حادث مرور ... الخ .

تعريف 2 : هو وثيقة إعلامية تهدف إلى إبلاغ الرئيس الإداري و إحاطته علما بحادث أو واقعة أو مجريات مهمة عمل أو اجتماع...، يتحرى محرره نقل الواقع و سرد الحوادث كما حدثت بالضبط و بشكل مفصل يتيح للرئيس معرفة الحقيقة بكل أبعادها، و في الوقت المناسب. يتميّز عرض حال الاجتماع عن محضر الاجتماع بكونه أكثر تفصيلا بحيث يسجل مجريات الاجتماع بشكل مفصل خلافا للمحضر بغية الحفاظ على آثار مكتوبة للنقاشات أو المداولات، بينما يهدف المحضر أساسا إلى تشكيل دعامة قانونية و مرجعية للقرارات المتخذة . 

المبحث الثاني : أنواع عرض الحال

من الصعب حصر أنواع التقارير الموجزة، لأن المواضيع التي تعالجها كثيرة ومتشعبة بقدر تشعب تدخلات الإدارة، وتنوع نشاطها، غير أنه يمكن اعتماد طريقة تقريبية لتصنيفها حسب شكلها، وهدفها، إلى نوعين رئيسيين :

أولا : التقارير الموجزة التسلسلية

ثانيا : التقارير الموجزة عن الاجتماعات.

ونجد داخل النوعين، تقسيمات أخرى أكثر تدقيقا وتشعبا.

1- التقارير الموجزة التسلسلية

من الممكن استعراض بعض أنواع التقارير الموجزة التسلسلية اعتمادا على ارتباطها العضوي بالنشاطالذي تمارسه الإدارة وذلك فيما يلي :

-تقارير موجزة عن :

· مهمة أو نشاط.

· واقعة.

· أزمة. ........الخ.

وسنكتفي بذكر نوعين منها هما :

- تقرير موجز عن مهمة

- تقرير موجز عن حادثة

أ- تقرير موجز عن مهمة :

· تعريفـه :يقوم بإعداد هذا التقرير موظف، بناء على تكليفه بالقيام بمهمة معينة من طرف رئيسه، فهو عرض مركز وظرفي حول مهمة خاصة كلف بها، سواء كانت مهمة تفتيش، أو جولة استطلاعية، أو الاتصال بمجموعة معينة، أو الحضور في مجمع، أو تمثيل في مناسبة، أو جمع معلومات، أو القيام بتحضير أشغال خاصة

ب- تقريــرموجـزعن حـدث

يستعمل هذا النوع من التقارير الموجزة بكثرة في النشاط الإداري اليومي من طرف أعوان الإدارة، نظرا لكثرة الحوادث الطارئة التي تقع من حين لآخر.

تعريفه :

التقرير الموجز عن حادث، هو وثيقة وصفية، تسجل واقعة غير منتظرة الحدوث، تسببت في وقوع ضرر مادي أو معنوي، يقوم بإعداده مرؤوس ويوجهه إلى سلطة عليا قصد الإخبار، واتخاذ القرار المناسب لمواجهة الموقف.

من هذا التعريف نستخلص النتائج التالية :

- وثيقة وصفية تصور الواقعة كما هي من غير تأويل أو تفسير أو اقتراح حلول أو اتخاذ إجراء معين.

- يقوم بإعداده المحرر بمبادرة منه غالبا.

- يكتسي طابع الاستعجال والسرعة، حيث يرسل في نفس الوقت إلى الجهة المعنية.

- يوجه إلى سلطة أعلى من الجهة التي حررته

ثانيـا : التقرير الموجز عن الاجتماعـات لا ينبغي الخلط بين هذا النوع من التقارير، ومحاضر الاجتماعات، فلكل من الوثيقتين دورهما ووجهتهما، ذلك أن محضر الاجتماع هو وثيقة رسمية، وأحيانا تكون منظمة بنص، أما التقرير الموجز عن اجتماع، فهو وثيقة إخبارية وصفية، الغرض منها إطلاع السلطة العليا بالوقائع التي تم تسجيلها أثناء الاجتماع، والنتائج التي أسفر عنها وكذا المقررات المتخذة فهو صورة وصفية للجو الذي ساد المناقشات وإبلاغها إلى الجهة المختصة، من هذا المنطلق يقوم المحرر بجمع المعلومات، ووضع تصميم، ثم كتابة التقرير.وكمثال عن التقرير الموجز عن اجتماع، تقرير المديريات عن اجتماعاتها الأسبوعية أو الدورية.

المبحث الثالث : الاعداد و الخصائص

أولا : الاعداد

يتطلب إعداد التقرير الموجز من المحرر ما يلي :

- المسؤوليــة: حيث يتوقف الأمر على تقديره الشخصي، هل الواقعة أو الحدث يستحقان رفعهما إلى الرئيس أم لا؟

- الصراحـــة: لأن العمل الإداري يتم ضمن مستويات تسلسلية مختلفة في إطار من الثقة.

-التقدير الشخصي: إذا كان المبدأ هو إخبار المسؤول في إطار مناخ الثقة بكل ما يجري، فمن غير المعقول أن نبالغ في إمطاره بتقارير موجزة يترتب عنها بالطبع اتخاذ قرارات عشوائية غير صائبة، لأنها مبنية على قضايا تافهة أو ليست لها فائدة بالمرة، فكثير من القضايا يمكن للمرؤوس أن يسويها على مستواه دون اللجوء إلى الرؤساء.

ثانيا : الخصائص

يتميّز عرض الحال بالخصائص التالية:

- هو وثيقة إعلامية تهدف إلى إعطاء صورة صادقة عن الحدث، الواقعة أو الاجتماع؛

- يوجه إلى الرئيس الإداري بهدف إطلاعه على وقائع ذات علاقة بصلاحياته أو نطاق إشرافه؛

- يسمح للرئيس الإداري بالإلمام بالمعطيات اللازمة لاتخاذ قراراته؛

- يستخدم عرض الحال كوسيلة للحفاظ على آثار كتابية عن الحوادث أو الوقائع موضوع الاهتمام؛

- يحرر عرض الحال بشكل مفصل و يراعي محرره الحياد التام.

الفصل الثاني : التقديم المادي و النماذج

المبحث الأول : التقديم المادي

بالنسبة للنوعيين الأولين عرض حال عن حادثة وعرض حال عن نشاط

يراعى في شكلها العناصر التالية :

- الدمغة :

- عنوان الوثيقة : و يكتب في أعلى وسط الورقة

مثال على ذلك : عرض حال عن حادثة عمل .

- جملة تمهيدية : مقدمة) يدون فيها التاريخ و الساعة و المكان بالحروف) .

- العرض نص الموضوع : ونذكر فيه ظروف وملابسات الحادثة، والضحايا والشهود إن وجدوا، ثم النتائج التي أسفرت عليها الحادثة فالمتابعة .

- الجملة الختامية : وتتضمن الاستنتاجات العامة وتجدر الإشارة إلى وجوب معالجة كل نقطة بوضوح و دقة تجنبا للغموض و اللبس في شرح و تفسير الأحداث .

- تدوين المكان و التاريخ بالأرقام :

مثال ذلك : حرر بالجزائر في2008 /11/29

- الإمضاء : من طرف محرر عرض الحال .

أما بالنسبة للنوع الثالث : عرض حال عن اجتماع

فيراعى فيه العناصر التالية :

- الدمغة .

- عنوان الوثيقة و يكتب في أعلى وسط الورقة .

مثال على ذلك : عرض حال عن الاجتماع اللجنة المكلفة بالتكوين المتخصص .

- جملة تمهيدية : وتحرر مباشرة بعد ذكر العنوان، وندون فيها تاريخ وساعة ومكان

انعقاد الاجتماع، وكذا اسم وصفة من ترأس الاجتماع موضوعه، كما ندون أسماء وصفات الأشخاص الذين حضروا الاجتماع.

المبحث الثاني : نماذج عرض الحال 

اعداد : دادو